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Pour rembourser une dépense professionnelle effectuée par un collaborateur, un justificatif doit toujours être présenté à l’employeur. Il constitue une pièce comptable permettant d’évaluer la bonne conformité de la dépense, de se protéger vis-à-vis de l’URSSAF en cas de contrôle et de recouvrer la TVA déductible sur les frais admissibles. Mais derrière ces utilisations, quels sont les justificatifs que les collaborateurs doivent fournir pour confirmer leur note de frais ?
Qu’est-ce qu’un justificatif des notes de frais
Il arrive fréquemment qu’un collaborateur avance les frais pour une dépense professionnelle dans le cadre de ses activités. L’entreprise est alors obligée de les lui rétrocéder. Mais, ce remboursement s’effectue suivant certaines conditions et sur la base des documents servants de preuves. On a l’habitude de penser qu’un simple justificatif note de frais ou une facture indiquant le montant, la date, le lieu et la nature de la dépense est suffisante. Pourtant, plusieurs règles encadrent la validité des justificatifs pour bénéficier d’un remboursement. Si ces réglementations ne sont pas prises en compte, cela pourrait rapidement conduire à un contrôle de l’URSSAF.
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Quels sont les éléments indispensables à indiquer sur les justificatifs de notes de frais par type de dépense
Certaines informations sont importantes à préciser dans le justificatif note de frais suivant le type de dépenses effectué :
Les frais de repas
On peut facilement comprendre que les collaborateurs soient un peu perdus dans la complexité du système de justification des notes de frais. Toutefois, il existe des spécificités. Par exemple lorsqu’un collaborateur invite un client à déjeuner, l’on doit obligatoirement remarquer sur la note :
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- Le nom de chaque convive ;
- La fonction de chaque convive ;
- Le nom de l’entreprise de chaque convive.
Les frais kilométriques
La justification des frais kilométriques nécessite différentes précisions. Tout d’abord, le collaborateur doit fournir la carte grise de sa voiture à son employeur. Il doit également informer sur :
- Le motif du déplacement ;
- Le lieu de la mission ;
- Le kilométrage total réalisé ;
- La puissance fiscale du véhicule.
Les frais de transport
Il est primordial ici de fournir le motif exact de votre déplacement de même qu’un justificatif des billets de transports pour être remboursé. L’entreprise peut aussi retourner les frais du trajet effectué entre le domicile et le lieu de départ (gare, aéroport, etc.). Toutefois, elle ne restitue pas le trajet quotidien du domicile-travail du collaborateur (sauf cas particulier). S’il s’agit d’un déplacement accompli avec une voiture de fonction, l’entreprise est tenue de rembourser l’ensemble des frais de carburant et de péage sur présentation d’un justificatif.
Les frais d’hébergement
Avant même d’engager la moindre dépense d’hébergement dans le cadre d’un déplacement professionnel, il est conseillé de respecter ces deux conditions :
- La distance entre le lieu de résidence du collaborateur et le lieu de travail doit être au moins égale à 50 kilomètres ;
- Il ne doit pas être possible de faire ce trajet en moins de 1 h 30 en utilisant les transports en commun.
Si ces deux conditions sont respectées, les justificatifs notes de frais pour l’hébergement sollicitent également une facture détaillée mentionnant :
- La quantité de nuitées ;
- L’ensemble des frais imputés à la chambre occupée ;
- Un solde nul.
