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La signature numérique des documents a révolutionné aujourd’hui le monde du travail. Les entreprises du secteur public comme privé préfèrent désormais les signatures électroniques, car elles offrent de nombreux bénéfices. Découvrez dans cet article les principaux avantages de la signature électronique.
Accélérer le processus de signature des documents
L’un des principaux avantages de la signature électronique est le gain de temps. Généralement, avec la signature manuscrite, vous êtes obligé d’effectuer plusieurs démarches avant d’avoir vos documents signés. Aujourd’hui, grâce à la signature numérique, vous pouvez signer vos documents sans même vous déplacer.
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Pour ce faire, vous aurez juste besoin d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur et d’une connexion Internet stable.
Par ailleurs, il faut retenir que l’introduction de la signature électronique des contrats dans votre système de gestion administrative vous sera très bénéfique.
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Elle vous permettra de réduire tous les déplacements physiques et d’accélérer la conclusion de vos divers accords.
C’est-à-dire que vous ne serez plus obligé de passer par le processus classique qui implique le téléchargement, l’impression, la signature et le scannage avant l’envoi des contrats par courrier électronique.
Améliorer la productivité
Contrairement à la signature manuscrite traditionnelle, la technologie des signatures électroniques offre beaucoup plus de souplesse et de flexibilité.
En effet, elle permet à vos collaborateurs de formaliser les accords même lorsqu’ils sont en déplacement. De même, la signature électronique permet d’améliorer et de simplifier l’expérience client.
Lors de la souscription à un service en ligne par exemple, les clients peuvent directement signer leur contrat depuis votre site Internet ou via une application dédiée.
Enfin, cette solution de signature électronique permet à vos employés d’accélérer les tâches administratives et de traiter un grand volume de devis par jour.
À noter que cela favorise une augmentation significative de la productivité. D’ailleurs, vous pouvez visiter le Portail Public de Facturation pour savoir davantage sur la signature électronique.
Bénéficier d’une sécurité optimale
L’autre avantage de recourir à la signature électronique est qu’elle réduit le risque que vos documents soient égarés ou arrivés entre de mauvaises mains. Il faut retenir que c’est un système hautement sécurisé doté d’un cryptage SSL.
En outre, il existe trois types de signatures numériques dont chacun d’entre eux offre un niveau de sécurité spécifique :
- La signature électronique simple : elle est parfaite pour les documents qui présentent un faible taux de risque ;
- La signature électronique avancée : celle-ci est idéale lorsqu’il s’agit de signer des contrats dont les enjeux sont plus grands ;
- La signature électronique qualifiée : elle est très utile lorsqu’il est question des documents qui nécessitent un degré de sécurité très élevé, etc.
De plus, il faut noter que la technologie des signatures électroniques est dotée d’une empreinte numérique. Celle-ci permet de détecter facilement toute modification apportée à la version originale d’un document. Par conséquent, il est plus difficile de falsifier ces genres de documents.
La signature numérique permet également aux firmes qui l’adoptent de réaliser des économies considérables.
En effet, elle aide les entreprises à réduire les coûts liés à l’impression, à l’archivage et à l’envoi des documents.
