La gestion électronique des documents (GED) au sein des entreprises

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Vos documents en entreprise sont-ils nombreux ? Souhaiteriez-vous utiliser un système électronique pour mieux les gérer ? Ne vous en souciez pas ! Optez pour la GED ou la gestion électronique des documents (GED). Pour en savoir plus sur la GED, suivez cet article !

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Qu’est-ce qu’une gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents (GED) est un système qui gère n’importe quel document, quelle que soit son origine. La centralisation de tous les contenus numériques de l’entreprise (Factures, bons de commande, processus, contrats, …) se fait sur une plateforme unique.

Tout ou une partie des salariés de l’entreprise ont accès au GED. Néanmoins, les documents intégrés dans cette dernière peuvent être protégés et sécurisés. Par ailleurs, grâce au GED, les documents dématérialisés peuvent aussi être tracés. Il est alors impossible de perdre ou de supprimer les documents via ce système. A l’aide d’un simple mot-clé, les salariés peuvent retrouver facilement les documents qu’ils cherchent.

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Comment mettre en place une gestion électronique des documents ?

Afin que votre projet de gestion électronique des documents soit réussi, on vous recommande de suivre les différentes étapes mentionnées ci-dessous :

Rassembler et numériser les documents

La numérisation des documents papier est indispensable au sein d’une entreprise car l’ensemble des salariés devrait avoir accès à tous ses documents. Les salariés peuvent alors intégrer cette solution grâce à cette seule condition. Aussi, l’intégration des documents électroniques existants peut être réalisée grâce à ce système GED.

De plus, au sein de l’outil GED choisi, vous avez la possibilité de créer directement de nouveaux documents. Sachez que cette action peut s’accomplir automatiquement ou manuellement.

Gérer les documents

Pour que vous retrouviez facilement chaque document, l’indexation est importante. Vous pouvez indiquer de nombreuses informations comme les mots-clés spécifiques, le type de fichier, le titre ou encore l’auteur. Ensuite, le cryptage de celles-ci a lieu. La restriction ou l’autorisation de quelques actions sur les documents souhaités est effectuée par l’entreprise.

Stocker les documents

Pour que les salariés puissent accéder facilement aux documents, ceux-ci doivent être intégrés à un support adapté. Pour assurer la disponibilité de ces documents, vous devez adapter le support de stockage au volume des documents.

Par ailleurs, l’organisation du stockage devra être gérée de façon logique. Vous pouvez la faire selon la provenance et la nature du document par exemple. Enfin, pour mieux ordonner l’espace de stockage, vous devez archiver les documents.

Diffuser les documents

Pour faciliter l’implantation de l’entreprise, l’intégration des processus existants de celle-ci au système de Gestion électronique des Documents est aussi nécessaire. L’outil que vous avez choisi permettra de déterminer qui peut consulter ou diffuser quel document. La diffusion peut s’effectuer directement sur internet ou sur l’intranet de l’entreprise.

Mise en place d’une GED : quels avantages ?

La mise en place d’une GED présente de nombreux avantages sur l’entreprise :

Proposer un service client de qualité

Le partage, l’échange et l’accès des documents à vos clients est possible grâce à la mise en place du GED. Ils peuvent y accéder n’importe où et n’importe quel moment.

Réduire son empreinte carbone

Actuellement, pour réduire l’empreinte carbone à cause d’un souci écologique, plusieurs entreprises veulent limiter leur consommation de papier. Afin de s’inscrire dans une démarche plus verte de développement durable, optez donc pour une GED.